Avec la multiplication des informations et du monde d’archives consultées, l’importance du nombre de clients de chaque entreprise par exemple, il devient compliqué et surtout très long d’accéder à une fiche parmi des milliers d’autres. L’invention de la base de données a permis de solutionner ce problème.
Une base de données s’avère être d’une nécessité extrême.
Définition d’une base de données
C’est un outil de gestion particulièrement utile pour les services des ressources humaines. Une base de données est un fichier qui contient un très grand nombre de champs, c’est à dire de colonnes contenant des informations. Des noms ou prénoms, des adresses, des numéros de téléphone, des codes, des indications diverses. On peut tout indiquer. Chaque champ est rempli pour chaque client ou pour chaque entrée dans la base de données. Elle peut contenir des données publiques (liste des codes postaux des communes) ou des données personnelles. Interroger une base de données nécessite de disposer d’un logiciel adéquat et parfois d’un système suffisamment performant pour gérer et trier des centaines de milliers de données. Le logiciel de gestion de base de données le plus connus est Microsoft Access, mais ce n’est pas de loin le seul.
Comment ça marche ?
La base de données est soit fournie dans un état rempli, soit à compléter, soit elle doit être créée pour un besoin spécifique. Il n’est pas à la portée de tout le monde de procéder à sa création, et ce type de projet doit être étudié avec soin. Une aide externe peut être nécessaire. Il est en effet très chronophage de vouloir débuter la saisie des informations contenues dans sa base et de se rendre compte qu’il manque une information. Cela impliquerait ajouter un champ et saisir ce champ pour toutes les entrées déjà saisies.
Dans un gestionnaire de base de données, l’interrogation du fichier passe par ce que l’on appelle des requêtes.
On peut faire des requêtes simples, pour accéder à la fiche d’un client par exemple, et avoir de visu son numéro de téléphone. On peut faire, ce qui nécessite un peu plus de technicité, des requêtes croisées. Cela revient à poser des questions à la base de données, ou à faire une recherche. Par exemple, il est possible d’interroger la base pour savoir combien de clients d’une entreprise, habitant dans le département de la Meuse, ont fait le mois dernier des achats via Internet. Le logiciel affiche la liste, qui peut alors servir pour faire des relances publicitaires ou du mailing.